Vademecum: Travaux en régie - clarté et transparence
La bricole et les dépannages ne posent aucun problème à vos monteurs. Mais des factures imprécises risquent par contre de poser des problèmes : vous pouvez perdre des clients !
La règle est simple : les monteurs sur le terrain peuvent être serviables, compétents, efficaces et satisfaire totalement le client ; mais si la facturation ne correspond pas à ce que le client peut raisonnablement s’attendre, il ne gardera de cet épisode que le négatif et il remettra en cause votre crédibilité. Pour rappel, une facture de travaux en régie est normalement constituée de trois chapitres : les heures, le matériel et les autres frais annexes (transport, taxes, copies de plans, etc.). Cette présentation facilite la compréhension de la part du client. Plus c’est clair, moins il y a de doutes ou de questions. Parmi toutes les remarques parvenant à nos oreilles, les deux les plus courantes sont :
- Rapport entre heures facturées et heures effectives sur place ne correspondent pas au rapport de régie signé
- Le temps facturé en double car en plus des heures de régie, la facture comprend des articles de prestations CAN contenant déjà les temps d’installation
Afin d’éviter tout malentendu, voici un rappel des erreurs à ne pas fair
Heures de travail
- Les articles combinant les heures de travail et le véhicule concernent uniquement le premier collaborateur. Les autres collaborateurs noteront leurs heures totales effectives sur le rapport de travail. Conseil : lors de la commande, il faudrait informer le client que les heures de déplacement sont facturées ou par exemple qu’un forfait minimum de déplacement est appliqué. Le prix de l’heure devrait également être communiqué d’avance.
Matériel
- Dans la mesure du possible, le collaborateur notera sur le rapport de régie le matériel utilisé avec le numéro Eldas correspondant :
- Si vous utilisez un article CAN, ce dernier doit être saisi avec seulement la part matériel, ce qui est faisable avec tous les logiciels CAN certifiés USIE. Dans le cas où l’article est saisi tel quel, les heures de montage sont comprises et le client payera ainsi deux fois la même prestation, ce qui correspond à une surfacturation.
- Ne pas oublier de noter sur le rapport le petit matériel (p. ex. presse-étoupe) ainsi que le petit matériel pour régie par heure de travail.
Autres frais annexes
- Ne pas oublier les coûts facturables pour le véhicule de service, pour autant que vous n’utilisez pas un article combinant les heures de monteur de service avec véhicule compris.
- Ne pas oublier les éventuels autres frais tels que taxes, frais d’héliographie, outillage spécial, etc.
Une facturation compréhensible par le client diminuera les risques de mécontentement de sa part et vous évitera de consacrer du temps « non facturable » pour justifier ce que avez facturé. Le ou les bons de régie signés doivent évidement être joints à la facture.