Vademecum: Regiearbeit - Klarheit und Transparenz

Problemlos erledigt Ihr Installationspersonal Service- und Kleinaufträge – keine Frage. Problematisch sind jedoch unklare Rechnungen: Solche können Kunden kosten.

Ihre Mitarbeiter können noch so kompetent und effizient arbeiten sowie umgänglich mit den Kunden sein: Wenn dann die Rechnung unklar ist oder Unstimmigkeiten aufweist, wird der Kunde leider nicht die gute Arbeit schätzen, sondern Ihre Glaubwürdigkeit infrage stellen. Das ist eine einfache Regel. Grundsätzlich ist eine Regierechnung in drei Teile gegliedert, und zwar in Zeit, Material und allfällige Sonderkosten wie Transport, Gebühren, Heliokosten usw. Diese Gliederung ist für jedermann gut verständlich: Je klarer die Rechnung ist, desto weniger Zweifel oder Fragen werden aufkommen. Die zwei häufigsten Beschwerden, die der VSEI immer wieder vernimmt, lauten:

• Keine Übereinstimmung zwischen rapportierten (vom Kunden unterzeichneten) und verrechneten Stunden.
• Doppelt verrechnete Zeit, dort wo zusätzlich zu den Regiestunden mit NPK-Positionen, welche die Installationszeiten bereits enthalten, abgerechnet wird.

Um keine Missverständnisse aufkommen zu lassen, sind im Folgenden für Sie die häufigsten Fallen aufgelistet.

Arbeitszeit

• Die totale Arbeitszeit enthält Hinweg (Magazin–Kunde), Ausführung und Rückweg (Kunde–Magazin) und muss klar im Rapport ausgewiesen und vom Kunden unterschrieben werden.
• Positionen, welche die Arbeitszeit und die Kosten für das Fahrzeug bereits enthalten, können nur für den ersten Mitarbeiter eingesetzt werden. Die weiteren Mitarbeiter werden gemäss der rapportierten totalen Arbeitszeit verrechnet. Tipp: Bei der Auftragsannahme muss der Kunde über die Verrechnung der Wegzeiten oder einer allfälligen «Mindestpauschale » informiert werden. Gleiches gilt für den angewandten Stundenansatz.

Material

• Wann immer verfügbar, notiert der Monteur alle eingesetzten Materialien mit Eldas-Nummern:

• Bei Anwendung einer NPK-Position darf nur der Materialanteil entnommen werden. Diese Verrechnungsweise wenden sämtliche VSEI-zertifizierten NPKSoftwares an. Ansonsten wird die Zeit – wie oben erwähnt – doppelt verrechnet, was einem Betrug entspricht!

• Beim Rapportieren darf das Hilfs- und Regiematerial (z. B. Kabelverschraubung) sowie Kleinmaterial für Regiearbeit pro Stunde nicht vergessen werden:

Weitere anfallende Kosten

• Verrechenbare Fahrzeugkosten nicht vergessen, falls Sie keine Position «Zeit + Fahrzeug» verwenden.
• Kosten wie Gebühren, Heliokosten, Einsatz von Spezialwerkzeug usw. ebenfalls auflisten.

Eine klare Rechnung vermeidet Missverständnisse und erspart Ihnen enorm viel Zeit für Abklärungen – wertvolle Zeit, die Sie niemandem verrechnen können! Der Rechnung sind die Kopien der unterschriebenen Rapporte beizulegen.